誤破棄によって情報漏洩する危険性

誤廃棄による情報漏洩

情報漏洩の原因の一つに、誤廃棄によるケースがあります。
企業や会社は、保管期限の過ぎた不要な情報を適時廃棄していくのが基本です。
また、誤廃棄の原因は保管期限の過ぎた書類に混入する、文書廃棄ルールを設けていない、文書管理規程を作成していたが各営業店に周知徹底ができていなかった、などを処分してしまうことがほとんどです。
しかし一度、廃棄された秘密文書は戻ってきません。
そのために、徹底したシステムや管理の体制を見直す必要があるでしょう。

誤廃棄の対策

誤廃棄による情報漏洩を防ぐため、様々な対策をする必要があります。
まず、保管期限管理の徹底をしましょう。
保管状況、保管期限が不明だと、捨ててはならない情報の誤廃棄につながってしまいます。
また、捨てなくてはならない情報が残ってしまう場合もあるのです。
情報を残し続けることは、その分保存する文書の量も多くなり、他の情報と混ざりやすくなってしまうため得策ではありません。
保管期限を設定するとき、新たにそれぞれの情報について期限の線引きをするのではなく、現状の管理状態を明確にし、ルールを作っていきましょう。
そうすることで、廃棄するか、しないのかを後回しにして溜まっていた文書などが現れ、それらの整理も兼ねて保管期限を決めるなど、やることが明確になっていきます。
次に、廃棄時の確認です。
定期的に一定量の単位で廃棄を行い、いつの情報の記録で誰が廃棄したのか、ひと目で分かるように順序ごとにしっかりと台帳に記入するなどして、残しておくことが大切でしょう。
情報を保持しているときは、関心があるが、それらが廃棄になる頃には関心も薄れ、いつ誰が廃棄したのかわからなくなることが多いです。
また、定期的に情報を廃棄していくことで、社内の保管庫が整理され、誤廃棄を防ぐことにつながります。
保管から廃棄までの一連の流れと手順を明確にルール化していくことで、誤廃棄による情報漏洩は対策できるのです。