情報漏洩対策に有効な添付ファイルのパスワードについて

メールでやりとりするときに必ず行うこと

メールは業務を行う上で欠かせないものですが、情報漏洩の危険性があるため、添付ファイルを圧縮しパスワードをかけていることがほとんどではないでしょうか。
このような対策をしていると、やりとりしている相手に対して自社はセキュリティ対策をしっかり行っているというアピールにもつながります。
様々な方法がありますが、最も多いのはZIP形式です。
特に、いくつかの添付ファイルを送る際は一つずつ設定して送るのは面倒であるため、一つにまとめて圧縮できるZIP形式はとても便利です。
送信側だけでなく受信側も簡単に開けます。
Windows8以降はZIPを作成するのに専用のソフトが必要になるため注意してください。
また、Lhaplusを使うとパスワードが簡単に分析できてしまうため、複雑なものにして解析ができないようにすることも大切です。

複雑なものを設定しよう

WordやExcelを単体で送る際も、必ずパスワードをつけて情報漏洩対策を行う必要があります。
絶対に送信先を間違えないという可能性はゼロではなく、人的ミスで誤送信すると簡単に開かれて情報漏洩につながる危険性があるからです。
WordやExcelを保存するときに設定してください。
編集されないようにするためには読み取り専用、編集を加えることができるようにする場合は書き込み専用にするなど目的に合わせてしっかり使い分ける必要があります。
万が一、忘れてしまったときはWord UnPasswordというツールを使うと便利です。
この時も、大文字と小文字、数字を組み合わせた複雑なパスワードを設定したりと分析に時間がかかるようにして、簡単に解析されないように工夫しなければなりません。
パスワードを受信側に伝える方法にも工夫が必要です。
ファイルを添付したメールに記載すると意味がないため、別の方法で伝えなければなりません。
例えば、添付ファイルを送信した後にもう一通、メールを送って知らせるなどです。
外部に簡単に情報が漏れることないように、このような方法で対策をしてみてはいかがでしょうか。