メールの誤送信による情報漏えい対処法

情報漏えいの大半は「メールの誤送信」

ある団体が情報漏えい事故の発生原因を調査した結果、人的な誤操作などによるものが約40%を占めることがわかりました。
また、情報漏えいを起こした媒体を調査した結果、原因の1位は電子メールという結果でした。
つまり、情報漏えい事故の大半が「メールの誤送信」によって引き起こされていることが判明したのです。
メールは、業務情報を効率的に伝達することができる必須のコミュニケーションツールです。
いまやビジネスでメールを利用したことがない人はいないでしょう。
ここでは、メール誤送信による事故事例と対処法について紹介します。

メールの誤送信による事例

ある企業が実施したプレゼントキャンペーンで、当選者あてのメールが『TO(全ての宛先を表示する方法)』で送信されたため、当選者が他の当選者のメールアドレスを知ることができる状態になってしまいました。
漏えいした情報はメールアドレスだけですが、メールアドレスの流出は迷惑メールやウイルス添付メールを送信される原因になります。
この事故は、送信者が宛先の設定をきちんと確認すれば発生しなかった事故です。
また、ある自治体では、イベントの案内メールを作成する際に、以前のイベント情報のひながたを利用したため申込用のメールアドレスが以前のもののままになっており、申込者のメールが関係のない第三者に送信される事故が発生しました。
申込みのメールには氏名や住所、連絡先などが記載されており、重要な個人情報が流出してしまいました。
この事故も、メールを作成した後で内容を確認していれば発生しなかった事故です。

このように、メールの誤送信による情報漏えい事故は、ほとんどが人的な「確認不足」によって引き起こされています。

誤送信による情報漏えいの対処法とは?

メールの誤送信を防ぐためにメールの利用を控えたり、現行のシステムを変更するのは非効率的です。
メールは非常に優れた情報伝達ツールなので、正しく利用すればこれほど作業効率のよいものはありません。
メールの問題点は「内容確認のための時間がとられていない」「作成から送信までが自己完結している」という点です。
個々による指差し確認や、現行のシステムを利用しながらメール送信時にポップアップでチェックするソフトを導入するなどの対処法が有効でしょう。